Remplacer les registres papier par un système centralisé pour le personnel, les patients et la paie
Mise en place d'une plateforme web centralisée et basée sur les rôles, qui a remplacé les registres papier entre services, donné aux patients un accès autonome pour réserver leurs rendez-vous, et automatisé le suivi de la présence du personnel et le versement des salaires.
Le défi
Les dossiers des différents services vivaient sur des registres physiques distincts, si bien que déplacer le dossier d'un patient ou d'un employé d'un service à un autre signifiait transporter physiquement les documents d'un bureau à l'autre. La présence du personnel était suivie sur des feuilles papier que la Finance et les RH devaient vérifier à la main, et les patients n'avaient aucun moyen de réserver eux-mêmes leurs rendez-vous sans appeler ou se déplacer.
Notre approche
Plutôt que de numériser isolément le registre papier de chaque service, nous avons conçu un système centralisé unique avec des accès selon le rôle, afin que chaque service travaille sur les mêmes données au lieu de conserver sa propre copie cloisonnée. Les droits d'accès ont été délimités par type d'employé dès le départ, pour que centraliser les données ne signifie pas que tout le monde puisse tout voir.
La solution
Nous avons construit une plateforme web avec un login et un jeu de permissions distincts pour chaque type d'employé, de sorte que l'accès puisse être révoqué pour un rôle ou une personne précise sans affecter les autres, ainsi qu'un login patient distinct leur permettant de réserver et de gérer eux-mêmes leurs rendez-vous. Toutes les données sont désormais centralisées et accessibles de partout, au lieu de vivre sur un registre physique dans un seul bureau. La présence du personnel est suivie numériquement et visible par la Finance et les RH sans consulter un registre papier, et les salaires sont programmés automatiquement et versés à leur date d'échéance au lieu d'être traités à la main.
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