Papierregister durch ein zentrales System für Personal, Patienten und Gehaltsabrechnung ersetzt
Eine zentrale, rollenbasierte Webplattform entwickelt, die Papierregister über Abteilungen hinweg ersetzt, Patientinnen und Patienten einen eigenen Login zur Terminbuchung gibt und die Erfassung der Personalanwesenheit sowie die Gehaltsauszahlung automatisiert.
Die Herausforderung
Die Unterlagen der einzelnen Abteilungen lagen auf getrennten physischen Registern, sodass das Verschieben der Akte einer Patientin oder eines Mitarbeiters von einer Abteilung in eine andere bedeutete, Papierunterlagen physisch von einem Büro ins nächste zu tragen. Die Anwesenheit des Personals wurde auf Papierlisten erfasst, die Finanzen und HR von Hand prüfen mussten, und Patientinnen und Patienten hatten keine Möglichkeit, ihre eigenen Termine zu buchen, ohne anzurufen oder persönlich vorbeizukommen.
Unser Ansatz
Statt das Papierregister jeder Abteilung isoliert zu digitalisieren, haben wir ein einziges zentrales System mit rollenbasierten Logins entworfen, sodass jede Abteilung auf denselben zugrunde liegenden Daten arbeitet, statt eine eigene, abgeschottete Kopie zu führen. Die Zugriffsrechte wurden von Anfang an nach Mitarbeitertyp abgegrenzt, damit die Zentralisierung aller Daten nicht auch bedeutet, dass alle alles sehen können.
Die Lösung
Wir haben eine webbasierte Plattform mit einem eigenen Login und Berechtigungssatz für jeden Mitarbeitertyp entwickelt, sodass der Zugriff für eine bestimmte Rolle oder Person entzogen werden kann, ohne andere zu beeinträchtigen, sowie einen separaten Patienten-Login, über den Patientinnen und Patienten ihre Termine selbst buchen und verwalten können. Alle Daten sind jetzt zentralisiert und von überall aus zugänglich, statt auf einem physischen Register in einem einzigen Büro zu liegen. Die Personalanwesenheit wird nun digital erfasst und ist für Finanzen und HR einsehbar, ohne ein physisches Buch zu prüfen, und Gehälter werden automatisch geplant und zu ihrem Fälligkeitsdatum ausgezahlt, statt von Hand bearbeitet zu werden.
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