7 Anzeichen, dass Ihr E-Commerce-Geschäft Tabellenkalkulationen entwachsen ist

Jedes wachsende E-Commerce-Geschäft läuft irgendwann auf Tabellenkalkulationen, und das ist in Ordnung. Das Problem sind nicht Tabellenkalkulationen selbst, es ist, nicht zu bemerken, wann sie still zu dem geworden sind, was das Wachstum begrenzt, statt es zu unterstützen. Hier sind die Anzeichen, die wir tatsächlich sehen, in der Reihenfolge, in der sie meist auftauchen.

Erstens: Die Kopien zweier Personen von „den echten Zahlen" stimmen nicht überein, und niemand ist sich sicher, welche aktuell ist. Sobald eine Tabelle per E-Mail verschickt, dupliziert oder in zwei Tabs gleichzeitig bearbeitet wird, bricht der Rahmen „einzige verlässliche Datenquelle" zusammen, und Sie gleichen jetzt ab, statt zu vertrauen. Diese Abgleichszeit ist die erste echte Steuer, die Sie zahlen.

Zweitens: Eine Person ist die Einzige, die die Formeln versteht. Jeder wachsende Betrieb hat eine Tabelle, die durch verschachtelte VLOOKUPs oder Makros zusammengehalten wird, die eine Person gebaut hat und die sonst niemand vollständig versteht. Das ist kein Prozess, das ist ein Single Point of Failure, und es wird an dem Tag zu einem echten Problem, an dem diese Person mitten in einem Launch krank ist.

Drittens: Sie kopieren manuell Zahlen zwischen Systemen, Umsätze von Amazon in ein Bestandsblatt, ein Bestandsblatt in ein Nachbestellblatt, ein Nachbestellblatt in eine Lieferanten-E-Mail. Jeder manuelle Kopierschritt ist eine Stelle, an der Daten veralten, und eine Stelle, an der ein Tippfehler still eine Zahl verfälscht, die niemand gegenprüft.

Viertens: Fehlbestände oder Überverkäufe, die sich auf ein veraltetes manuelles Update zurückführen lassen, nicht auf ein tatsächliches Lieferproblem. Das ist das Anzeichen, das echtes Geld kostet, nicht nur Zeit. Eine einmal täglich aktualisierte Tabelle kann mit einer SKU, die in Echtzeit über drei Kanäle verkauft wird, nicht mithalten, und jeder dadurch verursachte Fehlbestand oder Überverkauf ist ein verlorener Verkauf oder eine Bestellung, für die Sie sich entschuldigen und die Sie stornieren müssen.

Fünftens: Eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter einzuarbeiten braucht echte Zeit, nur um „das Tabellensystem" zu erklären, wo Dateien liegen, in welcher Reihenfolge sie aktualisiert werden, welcher Tab aktuell ist. Wenn jemanden auf Ihren Prozess zu trainieren länger dauert als ihn auf den eigentlichen Job zu trainieren, ist der Prozess selbst zum Engpass geworden.

Sechstens: Sie haben angefangen, Tabellen zu bauen, um Ihre Tabellen zu verfolgen, eine Masterliste davon, welche Dateien existieren und wofür sie da sind. Das ist meist das klarste Anzeichen von allen: Der Koordinationsaufwand ist zu seiner eigenen Arbeitslast geworden.

Siebtens: Sie ertappen sich dabei, mehr als einmal laut zu sagen „wir brauchen einfach einen Ort, der die echten Zahlen hat". Dieser Satz ist meist das Geschäft, das Ihnen sagt, was es braucht, bevor Sie sich bewusst entschieden haben, danach zu handeln. Die Lösung von hier aus ist nicht, alle Tabellen auf einmal zu ersetzen, es ist, den einen Datensatz zu identifizieren, der den meisten Schaden verursacht, meist Bestand oder Bestellstatus, und den zuerst zu zentralisieren, in einem System, aus dem jeder Kanal und jede Person auf dieselbe Weise liest und schreibt.